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(81+) 06-6322-7895Protocole japonais du monde des affaires
Avertissements
La plus grande majorité des hommes et femmes d'affaires, qui visitent le Japon pour lancer leurs produits et services sur le marché japonais, partent très souvent avec les mains vides, déconcertés par la conduite de leur hôte japonais, et souvent l'interprète est identifié comme le responsable de cet échec.
Au Japon, comme dans la plupart des pays, il y a des convenances sociales et des règles particulières qui facilitent la communication. Il y a des choses que l'on peut dire et faire et d'autres pas, comme dans n'importe quelle autre société. Contrairement à la croyance générale, les Japonais ne s'attendent pas à ce que les étrangers se conduisent exactement comme eux. Cependant, cela ne donne pas licence à la mauvaise conduite comme nous l'avons souvent vu dans certains cas, et nous vous conseillons de lire les pages suivantes et d’en apprendre plus sur le Japon et comment les Japonais font les choses. Les paragraphes suivants sont quelques indications générales fondées sur notre longue expérience pratique du monde des affaires au Japon durant les dernières vingt années.
Une sollicitation au hasard est la meilleure chose à faire si vous voulez un rendez-vous et lorsque vous n'avez personne pour vous présenter. Une sollicitation directe sera plus effective que d'envoyer une lettre demandant un rendez-vous, qui par ailleurs, restera sans réponse. Une fois que vous avez obtenu un rendez-vous, soyez ponctuel. La ponctualité est impérative au Japon. Les Japonais considèrent que c'est très impoli d'être en retard. Si, pour une raison ou une autre, vous ne pouvez pas arriver au rendez-vous à l'heure, passez un coup de fil pour vous expliquer et pour dire que vous allez être en retard.
La semaine de travail au Japon consiste en 48 heures, sans heures supplémentaires, qui se prolongent sur cinq jours. Habituellement les bureaux sont ouverts de 9 :00 du matin jusqu'a 5 :00 ou 5 :30 du soir. La plupart des gens travaille bien tard dans la soirée et beaucoup travaillent jusqu'à 7 ou 8 heures du soir. Durant les vacances et les jours fériés, les banques (sauf les caisses automatiques) et bureaux ferment, mais la plupart des magasins et grands magasins restent ouverts. Essayez de ne pas prendre de rendez-vous ou de voyager pendant la Saint-Sylvester, qui dure du 28 décembre jusqu'au 3 janvier, la Semaine "d'Or", qui dure du 29 avril jusqu'au 5 mai, et l'Obon, au milieu du mois d'août. (Durant les vacances de l'Obon, la plupart des Japonais visite les tombeaux de leurs ancêtres.
Dans la culture japonaise des affaires, les hommes portent un complet très conventionnel typique bleu ou gris avec une chemise blanche et une cravate de couleur foncé. La façon de s’habiller dans les grandes et moyennes sociétés et dans les bureaux administratifs du gouvernement est aussi très conventionnelle. Mais, les jeunes gens sont plus libres et souvent portent ce qui est à la dernière mode en France ou en Italie. Vous pouvez portez ce que voulez à condition que vous donniez une bonne impression d'une apparence propre et bien soignée.
Il faut s'attendre à enlever vos chaussures dans certains bureaux, places publiques, et restaurants. Il serait bon de porter une paire de chaussure sans lacets, qui soit facile à mettre et à enlever, et assurez d’avoir une provision de chaussettes propres de couleur noire. Les femmes devraient porter une robe conventionnelle, porter des bijoux et se maquiller avec modération.
C'est une tradition de porter des uniformes dans les usines et certains bureaux et votre hôte pourrait vous demander de porter un uniforme durant votre visite et dans certains cas des équipements de protection. Il vous est vivement conseiller de suivre les instructions de votre hôte sérieusement.
L'été au Japon est très chaud et humide. Il faudra, sans doute, changer de vêtements plusieurs fois pendant la journée et il vous est conseiller d'avoir avec vous suffisamment de vêtements pour vous changer pendant la journée. Vous pouvez enlever votre veste pendant les conférences, si vous trouvez que la température du lieu est trop chaude. Votre hôte pourrait bien vous inviter à dîner dans un Ryokan, et dans ce cas, vous devriez, peut-être, porter une robe "yukata" durant le dîner. Le Ryokan vous donnera la robe "yukata". N'oubliez pas dans ce cas d'enrouler la ceinture du "yukata" de la gauche vers la droite. Seuls les morts portent la ceinture enroulée de la droite vers la gauche.
Lors de votre première visite dans une entreprise, il se peut que l'on vous demande d'attendre pendant quelques minutes dans une salle d'attente, asseyiez vous prêt de la porte. Si l’on vous offre une boisson, attendez jusqu'a ce que votre hôte vous ait rejoint avant de boire. Mettez vous début pour saluer votre hôte dès qu'il entre dans la salle. N'essayez pas de saluer votre hôte en faisant des révérences à la japonaise si vous ne pouvez pas le faire gracieusement. Il vaut mieux lui serrer la main que de le copier.
Votre carte de visite ou "Meishi" est très importante. Essayer d’en avoir sur vous une bonne provision. Après avoir serré la main de votre hôte, il vous présentera sa propre carte de visite, prenez la avec votre main droite et présentez la votre de la main gauche. Regarder la carte de votre hôte avec un peu de révérence. Ne la mettez pas tout de suite dans votre poche ou dans votre support de cartes. Laissez la carte sur la table et regardez-la avec révérence de temps à autre et faites quelques bons compliments. Gardez la carte devant vous sur la table jusqu'à la fin de la conférence. C'est aussi une occasion pour clarifier la lecture correcte du nom de votre hôte, de son titre et ses fonctions dans l'organisation. Il ne faut surtout pas écrire sur la carte de votre hôte, ce geste serait considéré comme très vulgaire.
Votre carte de visite doit être en japonais et français. Il est très important d'inscrire toutes les informations sur votre carte de visite, comme votre titre professionnel, votre appartenance à une association professionnelle, etc. N'oubliez pas que votre hôte japonais souhaite avoir au tant d’informations que possible sur votre formation professionnelle, éducation, qualifications, et sur votre position dans l'organisation et donc il est important d'avoir une carte de visite qui donne toutes ses informations.
Les personnes de haut rang présentent rarement leur carte directement, en effet, elle est souvent présentée par leurs subalternes. Au Japon, les contacts au niveau personnel, sont très importants, donc il arrive souvent à des personnes de vous poser des questions extrêmement privées, sur votre salaire, éducation, et sur votre vie familiale. Si vous ne voulez pas répondre à ces questions, faites un pas de côté gracieusement, pour ne pas les blesser.
Il est important dans le protocole japonais de ne pas blesser votre hôte et surtout il ne faut jamais le contrarier. Si quelqu'un insiste pour vous parler en français bien qu'il vous soit difficile de comprendre ce qu'il dit, prétendez que vous comprenez pour ne pas le blesser devant ses collègues et pour sauver sa "face", car il est plus essentiel de maintenir de bonnes relations que d'avancer vos produits ou services. Une fois que vous avez établi de bonnes relations, vous aurez tout le temps d'avancer vos intérêts. Essayer de créer de bonnes occasions pour avancer vos intérêts sans blesser votre hôte.
Il ne faut jamais commencer à avancer vos intérêts dans les premières cinq minutes. Donnez le temps à votre hôte de vous parler d'abord. Il commence souvent par des questions générales. Et souvent il commence la négociation par "Jitsu wa" (A vrai dire).
Les Japonais s'excusent excessivement pour n'importe quoi. Par exemple, ils s'excusent pour être en retard même quand ils ne sont pas en retard, ils s'excusent d'avoir attrapé froid, de vous avoir amené voir un mauvais film, et de leur hospitalité, bien qu'elle soit très souvent généreuse, pour vous avoir mal accueilli durant la première conférence, bien qu'ils aient été exceptionnellement aimables, et pour un tas de choses qu'ils n'ont jamais faits. Les visiteurs sont vivement encouragés à faire la même chose et à rester toujours aimables.
Si l’on vous demande de parler en français, essayez de parler doucement et clairement sans utiliser trop d'expressions familières. Au Japon, il est essentiel de parler clairement et d'articuler les idées, prenez le temps d'articuler vos idées et parlez doucement.
Si vous avez besoin d'un interprète, choisissez-le bien, et mettez-le au courant de vos objectifs et du contenu de vos affaires. Vous pouvez lui demander de signer un contrat de "Confidentialité". Parlez clairement et donnez-lui le temps de traduire. Demandez aussi à votre hôte de lui donner le temps de traduire si votre hôte parle trop vite. Assurez-vous aussi que vos documents sont traduits en japonais avant de les présenter. La plupart des Japonais peuvent lire l'anglais, et certains d'entre eux le français, mais il est toujours nécessaire de présenter des documents en japonais, simplement par politesse, et pour éviter toute confusion qui pourrait surgir durant votre présentation.
La plupart des étrangers pensent que "peut-être", "probablement" ou "nous allons considérez votre proposition" veut dire un "oui". Mais très souvent cela veut dire "non”. Il faut toujours suivre vos négociations avec une télécopie ou un courriel. Il faut conclure un contrat immédiatement après les négociations, mais il ne faut jamais commencer par négocier sur la base d'un contrat. Faites votre contrat sur la base des négociations.
Durant les négociations, il ne faut jamais faire des accusations directes ou refuser catégoriquement les propositions de votre hôte. Concentrez vos efforts sur le problème et donner des explications détaillées et professionnelles. Et il ne faut jamais rejeter la responsabilité sur le personnel de votre hôte ou sur votre personnel. Gardez toujours votre sang froid et soyez poli. Durant les négociations, si vous pouvez parler japonais, parlez japonais (mais à moins que vous ne le parliez couramment, il vous est vivement conseiller de prendre avec vous un interprète pour éviter toute confusion). Durant les négociations, il sera, peut-être, nécessaire de poser plusieurs fois les même questions, et demandez toujours avec beaucoup de tact jusqu'a ce que vous obteniez satisfaction. Ne faites jamais les choses en hâte ou ne poussez pas votre hôte à vous donner sa décision en hâte. C'est toujours bon d’attendre pour un moment ou deux durant les négociations pour vous expliquer clairement. Prenez au sérieux toutes les questions qu’ils vous posent pendant ces négociations. Et si vous n'avez pas de réponses tout de suite à ces questions posées, prenez note et expliquez que vous reviendrez avec les réponses nécessaires plus tard. Il ne faut jamais faire des réponses que vous ne pouvez jamais soutenir concrètement.
S’il faut négocier avec un groupe, adressez vous tout d'abord à la personne la plus âgée et plus tard à la personne responsable. En aucun cas, il ne faut sous-estimer aucune personne présente durant les négociations, même les jeunes dames qui vous ont servi le café, parce que la décision finale pourrait dépendre de ces mêmes personnes que vous avez ignorées tout au long des négociations. Soyez poli envers tout le monde car la décision finale est prise par toute les personnes présentent. Les Japonais ont tendance à paraitre plus jeunes que les étrangers et ils sont généralement plus petits en taille, mais ne laissez pas les apparences vous tromper (l'habit ne fait pas le moine). Indifféremment des résultats obtenus, soyez toujours poli et remerciez les pour leur temps. Il se pourrait qu'ils vous contactent plus tard avec une nouvelle proposition.
Sujets favoris pour commencer une conversation
Les sujets de discussion suivants sont les favoris au Japon :
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Si vous connaissez déjà la personne, il est toujours bon de demander de ses nouvelles et celle de sa famille. (C'est une bonne façon pour commencer une conversation).
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Remerciez les pour la bonne hospitalité qu'ils vous ont donnée à la réception. Faites des bonnes remarques sur l'histoire, la culture japonaise et le sens artistique des Japonais.
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Des bonnes remarques sur l'économie japonaise sont toujours bien accueillies.
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Les sports, comme le golf, le baseball, et récemment le football, sont des sujets favoris de conversations.
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Les Japonais sont très fiers de leur pays et accueillent biens toutes les bonnes remarques sur leurs pays.
Devrais-je appeler la personne par son prénom ou par son titre?
Il ne faut jamais appeler les personnes par leurs prénoms, cela est strictement réservé aux bons amis et membres de la famille, à moins que la personne insiste à ce que vous l'appeliez par son prénom. (Même si vous êtes invité à l'appeler par son prénom, évitez les expressions trop familières). N'invitez personne à vous appeler par votre prénom à moins de les avoir rencontrés plusieurs fois et que vous les connaissiez bien. Même si vos collègues vous ont permis de les appeler par leurs prénoms, il ne faut jamais les appeler par leurs prénoms devant d'autres collègues, cela pourrait causer une certaine gêne.
Utilisez toujours le titre de courtoisie comme Monsieur, Mademoiselle, Madame ou le suffixe japonais "San", utilisé pour toutes les personnes sans discrimination entre les sexes. Mais, il ne faut jamais employer le suffixe "San" pour présenter vos collègues ou membres de votre famille. Les Japonais emploient souvent le titre professionnel à la place du nom de la personne pour lui donner de l’importance dans l'organisation. Il vaut mieux appeler la personne par son titre "Chatcho" (président), "Senmu" (Directeur Général), "Jomu" (Directeur Général), "Butcho", (Directeur), Katchoo (Manager). Si vous parlez français, vous pouvez vous adresser à vos collègues ou supérieures par leur titre de courtoisie. Mais il ne faut jamais utiliser le titre de Monsieur/Madame pour donner votre nom. Par exemple, je m’appelle Monsieur Leblanc. Ajouter un titre honorifique à votre nom ne serait acceptable dans aucun cas au Japon.
Choisir et présenter un cadeau.
La plupart des magasins et grands magasins seront très heureux de vous aider à choisir un cadeau. Un cadeau de votre pays sera aussi très apprécié.
Donner des cadeaux au Japon fait partie du protocole japonais. En outre, on donne souvent des cadeaux le 15 juillet et le 1 janvier pour fêter le milieu du trimestre et pour la fin de l'année respectivement. Il serait bon d'avoir une collection de petits cadeaux de votre pays, pour la réciproque, au cas où vous receviez un cadeau inattendu.
Dans le protocole d'affaire japonais, l'accent est mis sur le fait de donner et de recevoir et non sur le cadeau même. Pour cette même raison, parfois vous recevrez des cadeaux bien modestes ou très extravagants pour l'occasion. Un cadeau qui coûte très cher ne sera pas perçu comme un pot de vin. Votre cadeau doit être soigneusement emballé et mis dans un sac pour minimiser toute ostentation et il ne faut surtout pas montrer que vous avez amenez avec vous un cadeau.
Le meilleur moment pour donner votre cadeau est à la fin de la visite. Approchez discrètement la personne à qui vous voulez donner le cadeau et donnez lui le cadeau humblement. Ne donnez jamais des cadeaux avant d’avoir établi une relation ou à des moments indiscrets. Les cadeaux adressés à un individu doivent être donne en privé. Si vous avez l'intention de donner un cadeau à un groupe de personnes, donnez-le quand tous les membres sont présents. Présentez votre cadeau avec les deux mains.
D'habitude, lorsqu'on donne un cadeau, on dit qu'il est insignifiant ("tsumranai mon") même s’il est vraiment extravagant et même s’il coûte cher. N'oubliez jamais que vos relations avec votre hôte sont plus importantes que le cadeau. Ne donnez pas le même cadeau à deux personnes de rangs différents dans la même organisation. Cela serait très mal pris par la personne de rang supérieur. Il ne faut jamais donner un cadeau à une seule personne devant un groupe de personnes, à moins que le cadeau soit pour le groupe.
Il ne faut pas ouvrir immédiatement un cadeau reçu devant votre hôte, à moins que l'on vous demande de le faire. Ouvrez le cadeau après avoir quitté votre hôte pour lui sauver la "face", au cas où vous auriez reçu un cadeau moins extravagant que le cadeau que vous lui avez offert. Quand vous donnez un cadeau, assurez-vous que le paquet soit bien emballé. Demandez au personnel du magasin ou de l'hôtel de vous faire l'emballage. Les Japonais font de très beaux emballages. Assurez-vous que le paquet ne soit pas emballé d'une manière trop ostentatoire. Si vous êtes invité (-es) à visiter une maison japonaise, prenez des fleurs avec vous (en nombre impaire et jamais le nombre quatre), ou un gâteau ou une boite de chocolats. Prenez toujours un petit cadeau pour retourner la faveur au cas où ils vous en donneraient un. Donner des cadeaux en paire est considéré comme une bonne surprise.
Ce que vous devrez préparer avant les négociations.
Quelques années auparavant, il était essentiel d'avoir des relations avec des personnes qui ont travaillé ou qui ont des relations avec la société en question pour faire les premiers contactes, parce que les Japonais se sentent obligés de rester loyaux envers ces personnes. Aujourd'hui bien que ses relations soient moins importantes, elles sont encore votre meilleure chance pour faire le premier contact. Dans le cas où vous auriez décidé d'utiliser un intermédiaire, choisissez une personne qui soit dans le même rang que la personne vous allez visiter. En outre, choisissez une personne qui ne travaille plus pour la société et qui ne soit pas impliquée directement dans l'affaire. Si vous connaissez une personne importante qui soit très respectée au Japon, demandez-lui de vous présenter. Vous devez tout d'abord consulter cette personne sur l'affaire et si elle est d'accord avec vous, vous pouvez lui demander de vous présenter. Mais, n'oubliez pas que l'économie nippone a beaucoup changé depuis ces deux dernières décennies et la vieille structure des groupes est en train de disparaitre avec la séparation entre les fonctions de l'exécutif et les fonctions de surveillance du management. Aujourd'hui, et dans certains cas, il vaut peut-être mieux ne pas utiliser d’intermédiaire. JETRO (Japan External Trade Organization) et les chambres de commerce locales peuvent vous être plus utiles pour faire le premier contact. Et bien sur, les meilleurs contacts se font dans les salons commerciaux ou pendant des réceptions données par votre ambassade. Créez une liste de vos clients potentiels, gardez le contact et rendez-leur très souvent visite.
Les Japonais sont généralement plus affectifs et préfèrent le contact humain à toute autre forme et donc essayez d'établir des bonnes relations au niveau du contact humain et rendez-leur visite aussi souvent que vous le pouvez. Le but de la première rencontre est de bien se connaitre. Vous pouvez présenter vos produits ou services à la première rencontre. Durant les 15 premières minutes donnez le temps à votre hôte de vous parler d'abord. Il commence souvent par des questions générales. Il ne faut pas oublier que les premières impressions, que vous allez donner de vous-même, sont très importantes pour les Japonais, qui sont généralement très sensibles, et donc ces premières impressions laisseront des fortes empreintes dans leurs mémoires, qui seront difficiles à défaire pour longtemps, et qui peuvent jouer un rôle très important dans la décision finale. Pour exemple, l’un de nos interprètes est allé à Tokyo, à deux occasions différentes, avec deux personnes différentes, qui avaient des fonctions très importantes. La première visite était avec Anglais, qui venait d'une veille et grande famille anglaise, et qui s’est rendu au premier rendez-vous avec une veille cravate (pour montrer qu'il venait d'une vieille famille). Porter une vieille cravate en Angleterre est, peut-être, très chic mais cela est très mal perçu au Japon. Ses hôtes ont simplement cru qu'il se moquait d'eux ou simplement qu'il n'avait pas assez d'argent pour s'acheter une nouvelle cravate. Bien sûr, cela n'était pas le cas, puisque la personne en question, était l'héritier et PDG d'une grande société. La deuxième visite était avec un Français, et plus exactement, avec un PDG d'une société européenne très importante, qui s’est rendu au premier rendez-vous avec une demi-heure de retard contre notre avis. C'était peut-être pour montrer sa position sociale mais évidemment les Japonais, qui d'ailleurs représentaient la plus grande société d'export-import au Japon, n'étaient évidement pas très contents. Dans les deux cas l'affaire ne s'est jamais réalisée.
Soyez très respectueux envers les personnes âgées parce que l'âge de la personne égale souvent à son rang dans l'organisation. Bien qu'aujourd'hui beaucoup de jeunes gens aient aussi des positions très importantes dans l'organisation.
Utilisez un avocat japonais au lieu d'un avocat étranger pour conclure le contrat. Ce geste sera perçu comme un geste de bonne volonté.
Les négociations commencent toujours à l'échelon de l'exécutif pour continuer de s'étendre à l'échelon moyen de l'organisation. "Sauver la face" d'une personne est un concept très important dans la culture des affaires au Japon et vous devrez essayer d'en tenir compte. Dans la culture nippone il est plus important de "sauver la face" d'une personne puisque sa position sociale dans l'organisation dépend largement de ce concept. Si vous forcez une personne à perdre son "sang-froid" ou si vous l’obligez à se sentir embarrassée ou à réagir affectivement, vous le forcer à "perdre la face" devant ses collègues. Il ne faut jamais faire une accusation personnelle ou faire un refus directement, soyez toujours professionnel et montrez toujours de l'enthousiasme.
Généralement, les négociations sont conduites dans une atmosphère très sérieuse et solennelle. Cependant, des conversations de sujets plaisants, et un peu d'humour, avant les négociations et durant les recréations sont recommandés. Evitez de faire des plaisanteries cavalières parce qu'elles pourraient être prises trop littéralement et donner une très mauvaise impression.
Durant les présentations, et spécialement durant les négociations, il est absolument essentiel de garder le silence, et soyez discret et poli à n'importe quel moment durant votre visite. Les personnes de rangs supérieurs restent souvent silencieuses.
Soyez persuasif durant votre présentation. Démontrez comment vos produits/services pourraient contribuer à la bonne réputation et la prospérité de votre hôte. Assurez que ce que vous dites est confirmé par des faits sur le marché japonais. Faites des efforts pour expliquer en détail votre politique concernant l'assurance de la qualité. Il serait bon de mettre en valeur la taille et la richesse de votre société. Si votre société est ancienne avec une réputation, mentionner le souvent durant votre présentation.
Ne montrez jamais que vous êtes fâché ou que vous êtes fatigué ou montrez de l'émotion excessive. Faites comme les Japonais, qui savent très bien garder leur sang froid avec un sourire sur le visage. Evitez de faire des remarques qui peuvent être prises littéralement. Comme par exemple "Vous plaisantez !" ou ”C'est un vrai casse-tête Chinois".
Si vous ne parlez pas le japonais couramment, demandez la permission de prendre avec vous un interprète. Choisissez-le soigneusement. Un bon interprète vous évitera de perdre du temps et d'avoir des ennuis plus tard dans les négociations, puisqu'il n'y a pas beaucoup de Japonais, qui soient vraiment bilingues. Cependant, s’ils insistent à vous parler en français, soyez aimable, et prétendez que vous comprenez même s’ils le parlent mal. Vous aurez une autre occasion pour clarifier plus tard. (Il est plus important de "sauver la face" et de garder de bonnes relations que de faire le point.)
S’il vous est nécessaire d'examiner ou discuter un mauvais problème, utilisez un intermédiaire, comme par exemple, la personne qui vous a présenté à la société, ou utilisez les services professionnels d'une société, qui puisse résoudre le problème. Si vous devez discuter un mauvais problème directement, concentrez vos efforts à résoudre le problème et à ne jamais mettre la responsabilité sure votre personnel ou le personnel de votre hôte. Les japonais sont les grands maitres du "Kaizen" (amélioration continue de la production/qualité) et ils seront vraiment heureux de vous aider à faire des améliorations pour résoudre le problème à condition que vous discutiez le problème d'une manière professionnel.
Les Japonais aiment les personnes joyeuses (akarui ningen), mais ils ne sont certainement pas des Rabelaisiens et un grand éclat de rire ne serait certainement pas bien vu. Les Japonais utilisent souvent le rire pour cacher un sentiment de gène, de choc, ou simplement quand ils sont nerveux ou confus, ou pour désapprouver. Ne touchez jamais les personnes ou les prendre par les bras ou mettre votre main sur leurs épaules. Cela sera très mal pris, et ces gestes sont strictement réservés à des personnes de rang supérieur dans la même organisation ou entre des grands amis.
Il arrive souvent que les Japonais ne disent pas clairement ce qu'ils attendent de votre organisation et de votre rôle, ce qui pousse beaucoup de personnes à vendre l'impossible. N'offrez jamais l'impossible et gardez toujours votre promesse. Si vous ne gardez pas votre promesse, vous n'aurez jamais leur confiance, et il vous sera extrêmement difficile de réussir.
Il ne faut jamais faire de remarques sur vos collègues, même si les remarques sont un complément, n'oubliez pas que dans la culture japonaise, le groupe est plus important que les individus, bien que les bonnes relations personnelles sont aussi importantes.
Soyez patient, les Japonais étudieront en grand détail vos propositions qui seront aussi transmises aux personnes compétentes dans l'organisation. Ils étudieront vos propositions sous tous les angles jusqu'a ce qu'ils soient surs que vous aller tenir votre promesse. Le processus de décision est fait collectivement par divers groupes dans l'organisation et cela prends du temps. Ne précipitez pas les choses. Il est plus important d'être d'abord accepté par le groupe que d'avoir une réponse immédiate. Il est important de tout d'abord gagner leur confiance pour pouvoir influencer leurs processus de décisions. Soyez patient jusqu'à ce qu'ils prennent leur décision, qui n'est jamais finale. Pour une affaire importante, le processus de décisions pourrait prendre une ou deux années.
Les Japonais écoutent souvent avec les yeux fermer. Ils ne dorment pas. Ils vous écoutent avec beaucoup d'attention.
Généralement, les Japonais préfèrent conclure des accords oraux aux contrats écrits et donc il ne faut jamais les précipiter à signer un contrat, cependant, il est absolument nécessaire de suivre par télécopie, lettre, ou courriel (d'ailleurs, ces télécopies, lettres, ou courriel sont considérés par la loi comme étant des mesures exécutoires pour chaque partie contractante.)
A long terme, il faut absolument conclure un contrat, cependant dans la culture japonaise, ces contrats doivent laisser place une flexibilité aux avantages des parties concernées, et il ne faut pas les rédiger d'une manière excessivement rigide. Bien sur, aujourd'hui les choses ont beaucoup changé, et certaines sociétés vous demanderont de leurs présenter votre contrat préliminaire ou ils vous en présenteront un elles-mêmes.
Pendant ces trois dernières décennies, l'économie japonaise a été soumise à des changements structurels rapides, et beaucoup des sociétés ont changé leur manière avec laquelle ils conduisaient leurs affaires. Mais certaines sociétés restent très traditionnelles pendant que d'autres font l’effort d'accommoder les femmes d'affaires et les étrangers. Mais il faut être assez flexible pour vous accommoder à des situations différentes. Généralement, les femmes et les étrangers doivent faire beaucoup plus d'effort pour être acceptés et il faut être très flexible et très sérieux. Néanmoins, malgré ces difficultés, une fois que vous avez établi une relation solide, vous pouvez accomplir plus au Japon que vous ne pourrez peut-être le faire dans votre pays.
Beaucoup d'hommes d'affaire japonais n'ont jamais quitté le Japon et donc ils ne savent pas comment se comporter avec les étrangers en général et les femmes d'affaires étrangères en particulier. Si vous êtes une femme d'affaire, ne réagissez pas avec indignation parce que cela ne vous mènera nulle part. Au lieu d'être indigner, essayez de surmonter ces obstacles en faisant des efforts pour montrer vos qualités et compétences professionnelles. Ces qualités vous feront gagner tout le respect qui vous est du. En outre, être vigilante, étudier la question en profondeur, parler japonais, et étudier la culture japonaise peuvent être un grand atout pour vous aider à gagner leur confiance.
Si vous êtes une femme d'affaire, informez d'avance vos collègues japonais de votre position dans la société. Sinon, ils pourraient assumer que vous n'avez qu'un rôle de support. Il ne faut pas oublier que la plupart des hommes d'affaires n'ont pas la coutume de socialiser avec les femmes d'affaire. Cependant, soyez aimable et ne soyez pas trop agressive, trop confiante ou extravertie, sinon, vous allez vous trouver dans une situation difficile. Pour une femme, la meilleure chose à faire est de maintenir une manière contenue et plaine de dignité.
Recevoir quelqu'un à diner pour votre prospérité
Une invitation au déjeuner ou dîner fait partie intégrale de la culture des affaires au Japon, et ils vous inviteront certainement à un déjeuner ou un dîner, s’ils ont confiance en vous. Ne jamais les inviter en premier, attendez qu'ils vous invitent. (Un déjeuner léger voudrait dire qu'ils ne sont pas intéressés par votre proposition. Utilisez cette dernière chance pour laisser une bonne impression. Ils pourraient changer d'avis et vous contacter plus tard.)
S’ils vous invitent à dîner, cela veut dire qu'ils sont, en principe, intéressés par votre proposition.
S’ils vous invitent, n'essayez pas de payer. C'est toujours l'hôte qui paie, en conformité à la tradition japonaise. Ils pourraient vous inviter à boire dans un bar tard dans la nuit. Il faut toujours être à l'heure. Ils pourraient venir à votre rencontre à l'hôtel pour vous conduire au restaurant, mais s’il n'y a pas de tel arrangement, soyez à l'heure au restaurant.
Votre hôte choisira le menu, mais si vous ne connaissez pas la cuisine japonaise, il est parfaitement acceptable de leur demander de vous expliquez, et si vous ne pouvez pas manger quelque chose, avouez le tout franchement à votre hôte, mais faites une excuse plausible, par exemple, insistez que le docteur vous interdit d'en manger. Il est toujours bon de montrer un peu d'appréciation envers vôtre hôte durant le repas et de le remercier à la fin du repas.
Après le dîner, il arrive souvent qu’ils vous invitent à boire dans un bar ou dans un "Karaoke" ou qu’ils vous demandent de chanter une ou deux chansons. Il ne faut pas se sentir gêner si vous ne savez pas chanter ou si vous n'avez pas une belle voix, l'important est de chanter et de créer un lien d'amitié. Il faut s'attendre à rester boire et chanter très tard dans la nuit.
Soyez toujours gracieux et poli et chantez une ou deux chansons. La plupart des Karaokes ont une ou deux chansons françaises que vous pouvez toujours chanter. L'essentiel est de chanter avec votre hôte. Si vous voulez porter un toast à votre hôte, le terme standard est "Kampai", l'équivalent "à votre bonne santé". Et alors, votre hôte répondra à votre toast avec un tintement de verre avant de boire. Traditionnellement, c'est l'hôte qui doit proposer le toast, mais pouvez le faire aussi. S’il vous porte un toast, retournez le geste avec la même grâce. A la différence des hommes d'affaire, les femmes d'affaire ne sont pas obligées de boire, mais un verre ou deux sont appropriés à l'occasion.
Il est toujours bon que vous les invitiez à déjeuner, une fois que vous avez établi le contact. S’il est possible, invitez-les à manger dans un restaurant français. Pendant le déjeuner, il est bon d'introduire votre culture, c'est la meilleure façon pour établir des bons rapports et une relation personnelle. En retour, votre hôte vous invitera dans un restaurant japonais et vous expliquera quelques aspects de la cuisine japonaise. Durant ces repas, ne parlez pas seulement des affaires, mais essayez de mieux vous connaitre et faites un effort pour établir des relations au niveau personnel. Au Japon, un repas est une occasion très importante pour créer un lien fort entre les personnes présentes ce qui est absolument nécessaire pour établir le bon contact entre les parties.
Durant ces repas, parlez en japonais si vous le pouvez. Si votre hôte insiste pour parler français, bien qu'il ne le parle pas très bien, montrez un peu de patience.
Si quelqu'un vous invite à la maison, considérez l'invitation comme un grand honneur et exprimez votre appréciation sincèrement. Si quelqu'un vous invite à visiter sa maison, enlevez vos chaussures et mettez les pantoufles qui vous seront données à l'entrée. La plupart des japonais s'assoient à genoux par terre sur un petit coussin lorsqu'ils se mettent à table. Ils sont habitués à cette position qui peut être très pénible pour les étrangers, et donc vous pouvez vous assoir avec les jambes croisées ou étendus sur les cotés. Souvent ils vous offriront un dossier pour vous reposer le dos. Les repas sont souvent longs mais la soirée se termine relativement tôt, vers 11 du soir.
Habituellement durant les repas, la personne qui est de rang supérieur, s'assoit au milieu de la table. Les invités sont placés à la droite de l'hôte par ordre d'importance. Les personnes de "rang inférieurs" parmi les invités seront placées prés de la porte d'entrée. L'hôte est servi le premier. Après quoi, les invitées peuvent commencer à manger.
Généralement, le repas japonais consiste en poissons grillés, un bol de soupe, un bol de riz, et de petites assiettes de marinade au vinaigre. La cuisine japonaise a quelques délicatesses comme l'inoshishi (sanglier) sakura-nabe (viande de cheval), shika-no-shashimi (de la viande crue de chevreuil), zumume (fauvette des haies), et uzura (caille). Essayez de manger de tout. Et si vous trouvez quelque chose que vous n'aimez pas faites une excuse plausible. Par exemple, insistez sur le fait que le docteur vous interdit d'en manger pour sauver "la face" de votre hôte.”
Il ne faut jamais pointer les baguettes vers une autre personne. Placez vos baquettes sur votre assiette quand vous aurez fini de manger. En outre, il ne faut jamais planter vos baguettes dans le bol du riz.
Ne soyez pas surpris de voir votre hôte manger à grand bruit ses nouilles ou boire à grand bruit son thé. Il est toujours bon d'imiter votre hôte.
Placez les os dans le grand bol au centre de la table ou sur votre assiette Prenez le bol ou la coupe avec les deux mains lorsque quelqu'un vous sert.
Votre hôte vous servira à boire tout le long du repas. Les hommes boivent presque d'un seul coup mais ne buvez pas trop rapidement si non ils vous serviront un autre verre immédiatement, qu'il faudra boire. C'est la tradition pour les hommes de trinquer ensemble, et si vous n'êtes pas habitué ou que vous n'aimez pas boire, buvez tout doucement. Si vous ne voulez plus boire, laissez votre verre plein ou mettez-le à l'envers, sinon ils continueront de le remplir et vous serez obliger de le vider. Si vous invitez votre hôte à dîner, ce sera votre tour de remplir son verre au moins deux fois. A la fin du repas, laissez une petite portion sur votre assiette pour indiquer que le dîner était très satisfaisant. Du thé (thé vert) est servi à la fin de chaque repas.
Si vous pensez qu'il faut rendre l’invitation, invitez-les dans un restaurant français si possible. Si vous avez décidé de les inviter à votre tour, faites le avec insistance même si votre hôte a décliné une fois pour ne pas s'imposer à vous. Ne donnez pas de pourboire puisque cela est déjà inclus dans la facture sauf pour les auberges dans la compagne ("roykan") où il faut donner l'équivalent de 5% de la facture.
Généralement, c'est rare de trouvez des chauffeurs de taxi qui parlent anglais et beaucoup moins français. Pour résoudre ce problème, demandez au personnel de l'hôtel d'écrire votre destination en japonais. Demandez leurs aussi de vous donner une boite d'allumettes ou une carte avec l'adresse de l'hôtel en japonais pour le retour.
Conduite Publique acceptable
Gardez toujours votre sang froid, et soyez discret et poli. Les Japonais sont habités à serrer la main pour saluer les étrangers pour les réconforter. N'essayez pas de faire la révérence à la japonaise à moins que vous puissiez le faire gracieusement. L'inclination de révérence dépend de votre statut et rang ou le statut ou le rang de la personne que vous allez rencontrer. Si la personne que vous allez saluer a plus de rang que vous, vous devrez alors penchez la tête (avec le dos tout droit) plus que lui/elle pour montrer votre égard. Et vous devrez aussi penchez la tête plus bas devant les personnes dont vous ne connaissez pas le rang. Avec une personne qui a le même rang que vous vous devrez penchez la tête à la même hauteur. Se penchez la tête en révérence, fait partie du protocole japonais. Faites des révérences quand vous voulez montrer votre appréciation, ou faire des excuses, ou demander quelque chose à la fin d'un meeting. Faites toujours révérence avec beaucoup d'humilité et respect lors de vos visites.
Les Japonais sont de bons acteurs et ils savent très bien cacher leurs sentiments. Le moindre geste est pris en considération. Et donc faites attention à vos gestes et spécialement aux expression faciales et gestes des mains.
Les gestes avec les doigts n'ont pas la même signification au Japon, par exemple un geste avec le pouce vers le haut qui veut dire que cela est bon, au Japon, cela veut dire souvent qu’une femme s'est trouvée un mari ou une femme à un maître.
La plus part des gestes nord américains et européens ne sont pas compris et souvent ils peuvent être mal perçus (par exemple un clin d'œil ou hausser les épaules sont considérés comme des gestes très grossiers.)
Il ne faut jamais se moucher devant votre hôte et surtout pas dans votre mouchoir. Si vous avez attrapé un rhume et qu'il vous soit absolument nécessaire de vous moucher, utilisez du papier de soie (un Kleenex) et jetez le immédiatement ou mettez le dans votre poche, mais il ne faut surtout pas l'utiliser encore une fois. Généralement, les Japonais trouvent l'idée, de se moucher dans son mouchoir (utiliser souvent pour enlever la sueur) dégoûtante. Par contre, ne soyez pas choqué de les voire avalez bruyamment leurs décharge nasale.
Ne riez pas à n'importe quelque moment. Riez seulement si la situation est vraiment drôle, si non ce rire sera considéré comme un signe d'embarras et de détresse. Sourire est une bonne chose mais il ne faut pas le faire excessivement. Les Japonais utilisent souvent le sourire pour cacher un gène ou quand ils ne sont pas contents (sourire de sarcasme). Ils se grattent souvent la tête quand ils se sentent déconcertés dans certaines situations. Dans certaines cultures, se croiser les bras est considéré comme un geste de rejet ou de colère, mais les Japonais se croisent les bras quand ils pensent pour résoudre un problème sérieux. Il ne faut surtout pas prendre ce geste comme un geste de colère. De temps en temps, il est nécessaire de regarder quelqu'un dans les yeux pour montrer un peu de sincérité mais quand une personne vous parle, ne la regardez pas tout le temps des les yeux, mais concentrez votre regard sur sa bouche pour montrer que vous êtes à l'écoute.
Les trains sont souvent pleins à craquer et vous recevrez surement quelques coups de coudes et de pied. Les gens s'excuseront avec un geste de révérence et soyez gentil de retourner le geste. Les Japonais mettent la main ouverte en avant dans un geste comme pour couper l'air, mais c'est un simple geste pour dire qu'ils désirent passer devant vous. (Ce geste n'est sûrement pas fait pour vous attaquer.) Vous devez faire le même geste pour passer devant quelqu'un.
Autrefois, se tenir par la main pour un jeune couple était un tabou mais aujourd'hui la conscience sociale a beaucoup changé et les couples qui se font des câlins en publique ne sont plus une chose rare. Ce genre de conduite publique est devenu si commun qu’aujourd’hui même les hommes se tiennent par la main ou par les épaules après avoir bu dans les bars et cabarets.
Comme nous l'avons dit auparavant, tenir quelqu'un par les épaules ou tapoter quelqu'un sur le dos n'est pas conseillé, mais ne soyez pas surpris si quelqu’un vous prend par les épaules ou vous tapote sur dos, après avoir passé presque toute la soirée à boire. Généralement, s’il arrive que quelqu'un vous tienne par les épaules ou vos tapote sur le dos, cela veut dire que cette personne a le même rang que le votre et qu'il vous considère comme un ami. Les femmes d'affaire ne sont presque jamais invitées aux bars et s’il y a une telle invitation, c'est par politesse et certainement pour célébrer votre succès.
Une fois que vous avez établi une relation avec votre partenaire, gardez le contact régulièrement. Rendez-leur visite au moins deux fois par an. Rendez-leur compte de tous les aspects de vos relations et des progrès faits. Si vous parlez japonais, appelez par téléphone au moins une fois par mois. S’il vous est possible de les invitez à visiter votre société et s’ ils vous rendent visite, traitez les royalement.
Contrairement à la croyance générale, les Japonais sont très astucieux en ce qui concerne les questions financières et le vieux proverbe, "les bons comptes font les bons amis", s'applique toujours. Assurez-vous que votre relation soit profitable à toutes les parties. Les Japonais sont disposés à investir beaucoup de temps, efforts, et argent dans des opérations profitables. La profitabilité à court terme est devenue une nécessité et ils n'investiront pas dans des projets qui ne génèrent pas de profits. Ils travaillent beaucoup comme leurs collègues américains et ils n'épargneront aucun effort pour assurer le succès de l'affaire.
Participer à des événements sportifs comme le Golf au Japon ou à l'étranger avec vos partenaires ou vos clients potentiels est la meilleure façon de promouvoir vos affaires.